Hướng dẫn sắp xếp danh sách trích ngang theo vần abc trên Excel 2007 chuẩn|Thủ thuật office-phuongminh.net

HƯỜNG DẪN CÁCH SẮP XẾP DANH SÁCH TRÍCH NGANG
TỪ BẢN DANH SÁCH CÓ SẮN TRONG EXCEL 2007

     Việc tạo một danh sách trích ngang mới, được sắp xếp theo vần abc, đảm bảo số liệu của các cột như cột ngày tháng năm sinh, thành phần dân tộc, địa chỉ… tương ứng với cột họ và tên từ việc sử dụng  danh sách trích ngang không được sắp xếp theo vần abc là một tiện ích rất hữu ích của Excel giúp bạn tiết kiệm được khá nhiều thời gian, nhất là các thầy, cô giáo vào đầu năm học mới cần có bản danh sách học sinh được sắp xếp theo vần abc để thuận tiện trong quá trình theo dõi.

     Hôm nay Phuongminh.net sẽ chia sẻ cùng các bạn cách tạo một danh sách trích ngang theo vần abc từ việc sử dụng một danh sách trích ngang không xếp theo vần abc trên Excel 2007.

     Giả sử ban đầu các bạn có một bản danh sách trích ngang của học sinh như hình 1.

     Để tạo một danh sách mới theo vần abc, trên cơ sở danh sách trên, các bạn làm theo các bước sau: 

     ➣ Bước 1: Tiến hành tách 3 thành phần là Họ – Tên đệm – Tên ra. Trước hết trong bản danh sách các bạn thêm 3 cột như hình 2

     ☛ Tại hình số 2: Các bạn coppy toàn bộ cột họ và tên dán vào cột Tên sau đó bôi đen toàn bộ cột “Tên” các bạn dùng lệnh Ctrl + H sẽ xuất hiện hộp thoại Find and Replace. Các bạn kích chuột vào mục Replace, tại mục Find what cachs bạn đánh dấu * và phím cách sau đó nhấn Replace all như hình 2.1

      Vậy là trong cột Tên chỉ còn Tên của học sinh như hình 2.2   

     ☛ Tiếp theo, các bạn sẽ tách phần tên đệm: Các bạn sử dụng công thức sau: =LEFT(B5,LEN(B5)-LEN(E5)-1). Trong đó: B5 là cột Họ và Tên; E5 là cột Tên. -1 chính là trừ đi 1 kí tự phía sau, nếu không -1 thì sau chữ được tạo con trỏ sẽ ở vị trí = 1 dấu cách. Các bạn xem hình 3 (Các bạn có thể coppy công thức phía trên dán vào cột Tên đệm để tạo nha. 

      Chúng ta sẽ tạo được Họ + Tên đệm, các bạn xem hình 3.1. 

     Tiếp theo các bạn sẽ tách phần họ ra khỏi cột tên đệm trong hình 3.1, chỉ giữ lại Tên đệm bằng cách sau: Các Bạn coppy toàn bộ phần họ + Tên đệm trong cột Tên đệm và nhấn chuột phải dùng lệnh Values để dán trả lại cột Tên đệm (Mục đích để gỡ bỏ công thức mặc định khi chúng ta đã tạo đi). Các bạn xem hình 4

     Các bạn dùng lệnh Ctrl + H và thực hiện các thao tác như mục tạo Tên phía trên để tách phần Tên đệm. Kết quả ta được như hình 4.1

     ☛ Tiếp theo, các bạn sẽ tách phần Họ. Trong danh sách có những em học sinh có 2 tên đệm vậy nên các bạn sẽ gộp Tên đệm thứ nhất vào Họ ví dụ trong danh sách có em tên là Nguyễn Thị Thu Huyền, khi ta tách họ sẽ như sau: Phần Tên: Huyền; Tên Đệm: Thu, Phần Họ: Nguyễn Th. Khi chúng ta sắp xếp theo vần abc vẫn thể hiện chính xác.

     Tại cột Họ: Các bạn sử dụng công thức:  =LEFT(B5,LEN(B5)-LEN(D5)-LEN(E5)-2) . Trong đó:
     – B5: Cột, dòng Họ và Tên
     – D5: Cột, dòng Tên đệm
     – E5: Cột, dòng Tên
     ♣ Chú ý: Các bạn có thể coppy công thức phía trên và dán vào cột họ là được. Các bạn chỉ cần nhập công thức cho người đầu tiên trong danh sách và nhấn Enter lập tức phần họ của người đó sẽ được tạo. Sau đó các bạn coppy công thức Tạo “Họ” của người vừa được tạo dán toàn bộ xuống dưới cho hết danh sách cần tạo. Các Bạn xem Hình 5, hình 5.1, hình 5.2.

     ➣ Bước 2: Để sắp xếp lại danh sách trên theo vần abc mà vẫn giữ nguyên số liệu trong các cột tương ứng như ngày tháng năm sinh, giới tính, thành phân dân tộc… các bạn thực hiện các bước sau

     ☛ Các bạn tích chuột vào vị trí đầu dòng để bôi đen toàn bộ mục tiêu đề, sau đó kích chuột vào Data/Finter  như hình 6 các bạn sẽ được hình 6.1

     ☛ Bây giờ chúng ta tiến hành lọc từng cột theo thứ tự: Lọc cột Họ trước >Cột Tên đệm>Tên. Các bạn thực hiện lần lượt theo hình 7, hình 7.1 và hình 7.2

     ☛  Kết quả ta có danh sách như như hình 8

     ☛  Tại hình 8 các bạn tiến hành đánh lại số thứ tự danh sách (Các bạn chỉ cần đánh số thứ tự của 3 người trên đầu sau đó rê chuột suống dưới danh sách là xong, không cần phải đánh số cho từng người trong sách vừa tạo). Đồng thời tiến hành xóa bỏ cột Họ, cột Tên Đệm và cột Tên đi (Xem Hình 8.1)

     ☛  Thực hiện các thao tác trên xong, các bạn sẽ được 1 danh sách hoàn chỉnh theo đúng ý định. (Hình 9)

     Phuongminh.net đã chia sẻ toàn bộ cách sắp xếp lại danh sách trích ngang theo vần abc và vẫn được số liệu của các dòng, cột tương ứng của từng người từ 1 bản danh sách không xếp theo vần abc trong Excel 2007. Chúc các bạn thành công, các bạn hãy cho ý kiến của mình về cách phuongminh.net đã trình bầy phía trên để chúng tôi khắc phục và để thuận lợi hơn trong việc tra cứu, tham khảo của độc giả. 

     Cám ơn các bạn đã theo dõi bài viết, nếu có khó khăn gì trong quá trình biên tập, các bạn coment bên dưới, phuongminh.net sẽ giải đáp tỉ mỉ cùng các bạn. Những bài viết liên quan đến tính năng, tiện của Microsoft office 2007 (Word, Excel) phuongminh.net sẽ đăng tài trên kênh Youtube: Phương Minh Blog phía dưới, các nhớ đăng ký để cập nhật những bài viêt mới về tiện ích của Microsoft office 2007. Rất mong nhận được sự ủng hộ của các bạn./. 

 

 ĐĂNG KÝ THEO DÕI

THÀNH VIÊN  ĐĂNG KÝ

2743 Thành viên đăng ký

Cám ơn Quý Độc giả đã quan tâm ủng tin hộ và đồng hành cùng phuongminh.net trong thời gian qua. Nếu thấy hay và có ích, Quý Độc giả hãy chia sẻ cho mọi người cùng xem và nhớ đăng ký để nhận được những thông tin mới nhất.

Nguyễn Phương
Admin of Site

Nguyễn Phương

Sống nội tâm, thích kết bạn, sẵn sàng chia sẻ những kinh nghiệm hay trong lĩnh vực kỹ thuật bản đồ Mapinfor, kiếm tiền online, tử vi, tướng số, phong thủy. Ghét sự giả dối, lừa lọc.

31 thoughts on “Hướng dẫn sắp xếp danh sách trích ngang theo vần abc trên Excel 2007 chuẩn|Thủ thuật office-phuongminh.net

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *